𝐈𝐍𝐓𝐄𝐆𝐑𝐀𝐒𝐈 𝐀𝐍𝐓𝐀𝐑 𝐀𝐏𝐋𝐈𝐊𝐀𝐒𝐈 𝐎𝐅𝐅𝐈𝐂𝐄 : 𝐌𝐀𝐈𝐋 𝐌𝐄𝐑𝐆𝐄

hello! ≡ [ Shafira Rahma Cantika ]

❛  :: welcome to my blog ⇐

HAPPY READING <3

𝐡𝐚𝐥𝐨 𝐬𝐞𝐦𝐮𝐚𝐧𝐲𝐚! 𝐣𝐚𝐝𝐢, 𝐝𝐢𝐬𝐢𝐧𝐢 𝐚𝐤𝐮 𝐢𝐧𝐠𝐢𝐧 𝐦𝐞𝐧𝐣𝐞𝐥𝐚𝐬𝐤𝐚𝐧 𝐭𝐞𝐧𝐭𝐚𝐧𝐠 𝐚𝐩𝐚𝐬𝐢𝐡 𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐦𝐞𝐫𝐠𝐞 𝐢𝐭𝐮?

[ sebelum mulai, istilah mail merge itu ada dua, ada yang menyebutnya sebagai surat gabung dan ada juga yang menyebutnya sebagai surat massal. agar lebih tahu aku akan menjelaskannya lebih detail tentang mail merge, yuk simak penjelasan berikut ! ]

︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶︶༉‧₊˚.

⊱┊𝐚𝐩𝐚 𝐢𝐭𝐮 𝐬𝐮𝐫𝐚𝐭 𝐠𝐚𝐛𝐮𝐧𝐠 𝐝𝐚𝐧 𝐤𝐞𝐧𝐚𝐩𝐚 𝐛𝐢𝐬𝐚 𝐝𝐢𝐬𝐞𝐛𝐮𝐭 𝐝𝐞𝐧𝐠𝐚𝐧 𝐢𝐬𝐭𝐢𝐥𝐚𝐡 𝐢𝐭𝐮? karena surat gabung adalah menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sumber. Misalnya, dari Microsoft Word mengambil data yang ada pada Microsoft Excel

⊱┊𝐚𝐩𝐚 𝐢𝐭𝐮 𝐬𝐮𝐫𝐚𝐭 𝐦𝐚𝐬𝐬𝐚𝐥 𝐝𝐚𝐧 𝐤𝐞𝐧𝐚𝐩𝐚 𝐛𝐢𝐬𝐚 𝐝𝐢𝐬𝐞𝐛𝐮𝐭 𝐝𝐞𝐧𝐠𝐚𝐧 𝐢𝐬𝐭𝐢𝐥𝐚𝐡 𝐢𝐭𝐮? karena surat massal itu biasanya digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.

-ˋˏ ༻❁༺ ˎˊ-

apa kalian sudah paham tentang perbedaan surat gabung dan surat massal? kalau sudah paham sekarang kita akan lanjut ke fungsi dari meil merge.

⊱┊𝐚𝐩𝐚 𝐬𝐢𝐡 𝐟𝐮𝐧𝐠𝐬𝐢 𝐝𝐚𝐫𝐢 𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐦𝐞𝐫𝐠𝐞 𝐢𝐭𝐮?

Fungsi dari Mail Marge sendiri adalah untuk membuat sebuah dokumen (misalnya seperti surat) yang isinya sama. Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan juga mudah. Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya dari meil merge.

-ˋˏ ༻❁༺ ˎˊ-

setelah kalian mengenal tentang fungsi mail merge, sekarang saatnya lanjut ke langkah langkah penggunaan meil merge di word.

langkah langkah membuatnya:

ˏˋ°•*⁀➷ Membuat File Sumber Data.

Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat. Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

ˏˋ°•*⁀➷ Membuat Naskah Utama

Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

 

 ˏˋ°•*⁀➷ Menghubungkan Naskah Utama Dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

 ˏˋ°•*⁀➷ Buka fila naskah utama di Microsoft Word

kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.

ˏˋ°•*⁀➷ Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.

Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

 ˏˋ°•*⁀➷ Pilih sheet data yang Sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Contohnya adalah sebagai berikut:

Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di atas.

 ˏˋ°•*⁀➷ Mengatur Tata Letak

Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

 ˏˋ°•*⁀➷ Insert Merge Field

Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya seperti di gambar berikut:

 ˏˋ°•*⁀➷ data Merge Field

Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti ini sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya

 

ˏˋ°•*⁀➷ Hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result  yang masih ada di menu Mailings.

 

 ˏˋ°•*⁀➷ Pastikan Data Benar

Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data.

Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:

 

ˏˋ°•*⁀➷ Menyimpan dan Mencetak

Tahap akhir dalam cara membuat mail merge di Word adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan, yaitu: 

⇒Edit Individual Document: digunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehingga hasil penyimpanan akan berisi Microsoft Word baru dengan data sesuai sumber data utama. Jadi, jika di sumber data utama ada 10 data maka akan muncul 10 file naskah utama berisi masing-masing data. 

⇒Print Document: digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda.

⇒Send Email Messages: digunakan untuk mengirimkan file naskah utama. 

Nah, itu adalah pengertian dan langkah langkah dalam membuat mail merge, mudah bukan? semoga apa yang aku sampaikan dalam blog kali ini bisa bermanfaat yaa, terima kasih sudah meluangkan waktunya untuk melihat dan membaca tulisanku. have a nice day, guys :D

THANK U FOR READING <33

˗ˏˋ source material summary ´ˎ˗